こんにゃちは、猫月です😸
私の職場では定期的に会議があります
毎週１回、全員参加(子どもの保安職員を除く)で実施しています
その会議が、まぁ進まない進まない…
👩🦱（ねぇねぇ、この会議って何を決めるの…？）
🧑🦱（…プール最終日にメダルを配るかどうかだって）
👩（それ、先週に決めたよね…？）
🧓やっぱり、私は子どもたちにはメダルをあげたいんですっ💢
👩🧑🦱（ほーら、また出たよ…）
議題は事前に出されているものの
“何を決めるか”決まってない
“何を話し合うか”わかってない
そして“決まったことが覆される”…
この会議、何のためにやっているの？😱
議題によっては
「それって紙面報告で良くない？」というものや
「情報不足で検討できないでしょ」なんてこともあります
この時間があったら、他の仕事が進むんだよ!!
会議の進め方に
「もう少し、どうにかならないの？」
と疑問を感じているのは
私だけでしょうか…😭
働き方の解説と言えば
沢渡あまねさん！
『職場の問題地図』（沢渡あまね©技術評論社）を参考にしながら、
・無駄な会議の原因って？
・「無駄な会議」と「会議の無駄」を減らす4つの対策
・会議のマネジメントも「仕事の5つの要素」に当てはまる
・マインドを変えるにはプロセスを変える
の順にお話していきます
目次
無駄な会議の原因って？
無駄な会議
そして、会議の無駄
みんな感覚的にそう思っていても
具体的にどう悪いのか指摘できないし
どこから手をつけて良いのか分からないもの
まずは、無駄な会議の原因を見てみましょう
1.会議のやり方に問題がある
・会議の目的を示していない
・一部の人しか意見を言わない
・結論が分からない
・で、この後どうすれば良いの？
これでは、せっかくの会議も台無しですよね
会議のルールや枠組みを決め
しっかりとした議事進行と時間管理を行いたいものです
2.業務設計・管理スキルが低い
ポイントは「会議の必要性の判断」と
「会議の段取り」のふたつです
【会議の必要性の判断】
・そもそも、意思決定やコミュニケーションの手段として、その会議が必要か
・会議をすることが目的化していないか
【会議の段取り】
・目的の設定(何をするための会議か)
・議題と成果物の想定(その会議で何を得ようとしているのか)
・日程の決め方
・出席者の選定、役割分担
・事前の情報提供
・何について話しているのか
・その意見の結論は何か
・簡潔に話しているか
・脱線していないか
報連相の4つのポイントを参考にしながら
意見する側も受け止める側も、
簡潔に整理して行きましょう
「無駄な会議」と「会議の無駄」を減らす4つの対策
これから、会議前と会議中にやっておきたい4つの対策を示します
なるべく少ない会議で、短い時間で
実のある成果物を出せるようにしましょう
1.その会議、何のためにやるの？～まず目的と成果物を確認しよう～
まず「目的を確認する」ことが重要です
「その目的なら、会議しなくても良い」と気づくことがあるからです
「無駄な会議を減らす」取り組みですね
次に会議の目的を決めます
会議の種類は大きく5つです
・意思決定
・報告
・連絡
・情報共有
・アイディア出し、ブレインストーミング
会議の目的によって求める成果物も変わってきます
その会議で意思決定までするのか
あくまで報告や連絡なのか
情報共有して職員間の連携に繋げたいのか
アイデアや所見がたくさん欲しいのか
目的を決めることは「会議の無駄を減らす」取り組みですね
会議の種類と求める成果物が決まったら、議題を決めます
議題とは、成果物を得るためのプロセスです
どんな議題が必要か？
どんな取り組み方が効果的か？
考えて設計しましょう
2.私、出席する必要ありました？～出席者選び～
次に出席者の選定です
全員が参加する必要があるのか
目的と求める成果物に立ち返りましょう
「目的を達成するために、
成果物を得るのに、
誰から、どんな意見が欲しいのか？」
「誰に、どんな議論をして欲しいのか？」
「誰に、何を判断してもらいたいのか？」
そうして、必要な出席者を絞り込みます
事前に目的、議題、期待する成果物が明確であれば
自分が出席すべきかどうか判断できます
より適任な出席者が選定され
「会議の無駄」が減ります
3.議事録を取りやすい発言を意識しよう
報連相の4つのポイントを踏まえ
さらに最初に発言の種類
「提案」「意見」「補足」
「参考情報」
「質問」
「反対」「賛成」
を示すと良いでしょう
曖昧な意見は議事録係を困らせます
「結論はどうなったの？」🤔とならないように
議事録の間違いを防ぐためにも
発言は簡潔に、明確にしましょう
4.会議の三本締め「決定事項」「宿題事項」「次回予告」
どの会議でも
「決定事項」
「宿題事項」
「次回予告」
を必ず確認しましょう。
「決定事項」
決定事項を確認するだけです
何が決まったのかを参加者で整理しましょう
「宿題事項」
何をしなければならないのか？
誰が？
いつまでに？
どのように？
5W2Hを整理して確認しましょう
「次回予告」
報連相のタイミングを確認します
定期的か、進捗したらか
あらかじめ共有しておくことが大事です
三本締めをもらさないための工夫として
議事録を定型化しましょう
あらかじめ３つの欄を設けてしまえば
忘れずに確認するようになりますよね
会議のマネジメントも「仕事の5つの要素」に当てはまる
会議のマネジメントは
「仕事の5つの要素」にそのまま当てはまります
① 目的
「その会議の目的は？」
「会議の種類は？」
② インプット
「どんな議題が良いか？」
「配布しておく資料は？」
③ 成果物
「会議に求める成果物は？」
「三本締めの内容は？」
④ 関係者
「必要な参加者は揃っているか？」
⑤ 効率
「所要時間は？」
「時間内に終わらせるための工夫は？」
「分かりやすい発言か？」
「議事録は定型化されているか？」
会議に臨む際は、この5つの要素を念頭に置いておくことが大事です
脱線しそうになった時に修正できますし
なぁなぁで“決定した風”を食い止めることができます
ちょっと面倒に感じるかも知れませんが
会議の後に「で、誰が、何を、いつまでにするの？」となる方が
よほど面倒で時間を無駄遣いします😱
マインドを変えるにはプロセスを変える
👩そうは言っても、なかなか参加者の振る舞いは変わらないよね……
おっしゃる通り！
「目的と期待する成果物を決めよう」
「三本締めをしよう」
…わかっちゃいるけど言い出しづらい
だからこそ大事なのが「プロセス」作りです
・会議の予定表に「目的」「期待する成果物」という欄を作っておく
・会議が始まる前に、ホワイトボードに枠を書いておく
・議事録の定型フォーマットを作っておく
このような“型”を用意するのも、立派なプロセス作りです
型があれば「あれ？この会議の目的はなんだっけ？」と
誰かが気づいて指摘するようになります
抜けもれが防げます
やがて、それが組織の行動習慣になります
マインドは、その組織のプロセスやルール次第で変えられるものなのです
👩でも、そのプロセス作りも大変じゃない？
私は、自分が書記をする時に
この定型でまとめるようにしました
議事録は必ず副園長と園長が決裁をしますから
わかりやすい議事録は評価されます
“実績”作りですね
いきなり園内で統一するのは大変ですから
じわりじわりと浸透させていく🤪ことが大事だと思います
会議は長い時間をつかうことになります
時間をつかうからには、それに見合った結果を得たいところですよね
お金も時間も、ドブに捨てたら意味が無いです
自分のためにも、
会議を少しずつでも意義あるモノに変えていけると良いですね
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