こんにゃちは🐱、猫月だんくるおすてうすです。
毎日のおつとめ、ご苦労様です。
仕事であろうと、私事であろうと、
一日でつかえる時間は２４時間。
できれば、時間は有意義につかいたいものですよね。
ですが、実際はいかがでしょう？
「あ゛ー゛、もうこんな時間?!」
「１日が３０時間欲しい…💤」
「１月行って、２月が逃げて、３月去って…😱」
なんて言葉が、ちらほらと聞こえてきます。
時間と金はいくらあっても足りない。
でも、節約しないと、苦しいのは自分なのです。
その時間、節約したいと思いませんか？
身の回りの事を、「５Ｓ」で見つめ直すと、
時間もお金も節約できる、かもよ?!
仕事の“５Ｓ”って、なに？
仕事の“５Ｓ”とは、
「整理」「整頓」「清掃」「清潔」「しつけ」
の五つの言葉の頭文字を取って５Ｓと呼びます。
実は、この仕事の５Ｓは働き方の基本でもあるのですが、
意外と知らない方が多いようです。
というのも、ビジネスマナーを優先して学ばせる風潮があり、
電話の取り方や名刺交換の仕方、
メールの書き方やＦａｘの送り方など、
末端の作業を先に覚えさせようとする傾向があります。
でも、ビジネスマナーは働き方を身に付けさせてはくれません。
「どうやって業務を進めるのか」
「計画するのか」
「改善していくのか」
という働く基本は、仕事の５Ｓなのです。
「整理」とは
整理とは、「必要なものと必要でないものを分けて、必要でないものを捨てること」です。
必要なものと必要ではないものを分別するには、
書き出すのが手っ取り早いです。
自分の仕事だけならノートなどで良いでしょうし、
職場全体で把握したいなら、
会議にホワイトボードなどを活用するのが良いでしょう。
自分の意識や価値観を見える化する習慣が身に付くと、
相手への説明にも便利ですね。
その「整理」で分別するものは、物に限りません。
例えば、スペースや業務、作業、情報なども整理していきます。
スペースを整理し、新たに仕事を進める場所を獲得する。
業務、作業を整理し、スリム化する。
不要な情報は、目や耳に入らないようにする。
さらには、人間関係もそうです。
そのコネクション、本当に必要ですか？
「義理・人情」にほだされて、
自分のためにも相手のためにもならない関わりを、維持していませんか？
仕事と私事の混同は、お互いの仕事の大きな妨げにもなり得ます。
職場全体で業務を整理するときは、
各自が普段行っている小さな仕事を書き出してもらうことが大事です。
家事だと“名も無き家事”というのがあります。
靴下を洗濯機に入れるとか、空き缶やペットボトルをすすぐとかですね。
仕事にも同様に“名も無き仕事”があるはずです。
みんなが気付いていなかったけれど、
「え、それって○○さんがいつもやってくれてたの？！」
という実は大事な仕事が見つかることがあります。
一方で、みんな知っていたけれど、
「（ぶっちゃけ、この仕事って誰のためにもなってないよね…）」
業務もあるはずです。
５W１Ｈで説明できない仕事は、
惰性でやっているだけで不要な仕事が多いですよ😜
「整頓」とは
整頓とは、「必要な物を、誰もが分かるように置き場所を決めて、表示すること」です。
整理したものが、整理した人にしか分からない片付け方をされたら、
一緒に仕事をする人は困りますよね。
そもそも、それが整理されたものかどうかも分からない。
整頓することで、周囲の人たちも効率的に利用できるようになりますし、
何より自分も次にその整理された物を使う時に便利です。
ところで、整理した情報や人間関係はどうやって整頓しますか？
情報の例と言えば、会議録。
決定した内容だけを記載していませんか？
決定に至るまでのプロセスや、
廃案になった別の選択肢と廃案にした理由なども記載しておけば、
次に同様の会議を検討した際に無駄な話し合いをせずに済みます。
情報も整頓できるのです。
人間関係の整頓で言えば、
職場内にいる同僚の得意・不得意の把握や、自分の能力の把握などがあります。
「自分の能力？」と思われるかも知れませんが、
自身が職場の中で役立てること、
逆に誰かに手助けしてもらいたいことを承知しておくのは、
効率的に働くには重要なのです。
要は「一人で頑張らない」ことが、
結果として組織を助けます。
「清掃」とは
清掃とは、「身の回りや職場をきれいに掃除すること」です。
簡単に言えばそうなのですが、
「整理」「整頓」された環境を維持する、と言い換えてみましょう。
物やスペースなど物的な環境の整理から、
情報や人間関係といった目には見えない物も維持していくのが、
清掃です。
常に要るものだけを扱い、
使いやすい状態に置かれているようにするのです。
実際の清掃と同じく、
こまめに行えば作業も小さく済みますが、
放置すれば大変になります。
定期的に実施することを意識するのが大事です。
「清潔」とは
清潔とは、「衛生的に保つこと」また「人格や品行が良く、潔いこと」です。
「整理」、「整頓」、「清掃」を維持し、
誰が見ても分かりやすい状態に保ち、
職場の面々も状態を保とうという気持ちにさせることです。
清潔を心懸けることで、
維持されたものに異変が生じたときに
違和感を感じるようになります。
この違和感は、
正しく管理されていない状態を感じ取り、
異常を早期に発見して、
問題を未然に防ぐために大切な感覚です。
更に言えば、違和感を違和感であると感じることや、
誤りを誤りと素直に認める、
潔さを持つことでもあるのです。
「しつけ」とは
しつけとは、「規律を守ること、そして習慣にすること。さらに継続的に改善すること」です。
「整理」、「整頓」、「清掃」をルール化して守っているうちは、
まだ５Ｓは職場に定着していません。
手洗いうがいや歯磨のように、
それをしないと何だか落ち着かないくらいにまで繰り返すのです。
ただ、それをお互いに監視するように行っていては、嫌になってしまいますね。
まず、自分でチェック表を作り、実行できていることを視覚化してしまいましょう。
そして、同僚が実行できていることも確認し、それを認めていきます。
お互いに信頼し、協力し合う組織風土を作っていくのです。
仕事の５Ｓが組織に定着していれば、
継続的に業務を改善することも進んでいくでしょう。
最後までお読みいただき、ありがとうございました😸
「仕事の５Ｓ」は、業務や作業の進め方では無く、
業務や作業を準備するための基本です。
仕事の土台です。
ですが、自分の周囲を見回したとき、
身に付いている人はどれだけいますか？
これを教えてくれた上司や先輩は、いますか？
今からでも、仕事を効率よく進め、
自分の時間を大事にするためにも、
参考にしていただけたらと思います。
働き方の考察に私が参考にしている書籍です。
お役に立てば幸いです。
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