こんにゃちは、猫月です😸
今回は「仕事、楽にならないかなぁ」のお話です(笑)
保育にも作業がつきものです
書類を書くこともありますし
制作物や行事の準備などもします
園長や先輩から
書類や作成物を頼まれることもありますよね
仕事ですから、頼まれること自体はやぶさかでないですが
（時々ですが）「えー、なんでー」
と思う意識のズレが起こることも…
ある日のこと―
🧓忙しいところ悪いんだけど
新年度の午睡チェック表（SIDS防止の観察表）を作ってくれる？
👩🦱はい、承知しました
～ 2時間後 ～
👩🦱出来上がりました！
🧓ありがとう
ん…んん??
これじゃ、使えないわね
👩🦱何か、まずかった…ですかね？
🧓言わなかった？
あのね、新年度から乳児の午睡チェックは10分毎になるのよ
定員も増えるから枠も足りないし
午前寝や遅番で寝ちゃった時も記録しなきゃいけないから
備考欄も欲しいかなー
👩🦱あ、はい。分かりました
(変更なんて聞いてないし！)
🧓それにこれ、去年の表から作った？
だめだめ、次年度から全園共通になるから
本部の文書ポータルから引き出して、それをうち用に変更してちょうだい
明日の職員会議には全員の確認を得たいから、今日中にお願いね
👩🦱は、はい…がんばります(今日中にクラス便り作りたいのに！)
はい、手戻り発生！
とりあえず完成させて
後で意識ズレが発覚
そして手戻り → やり直し
手戻り(=やり直し)は
業務効率を悪くしますし
仕事のモチベーションも下げますよね⤵️⤵️⤵️
この事例
部下の私にも
上司の園長にも問題があります
こうした意識のズレは
双方のコミュニケーション能力や
相性で片付けられてしまいがち
もう一歩踏み込んで
仕事の進め方そのものに目を向けたいところです
働き方の解説と言えば
沢渡あまねさん！
『職場の問題地図』（沢渡あまね©技術評論社）を参考にしながら、
「上司・先輩との意識ズレ」について
1.そもそも、その仕事の目的はなにか？
2.インプットはなにか？
3.成果物のイメージは合っているか？
4.本当のお客さんはだれか？
5.進め方を提案しよう
の順にお話していきます
1.そもそも、その仕事の目的はなにか？
大事なのは
「その仕事の目的はなにか？」
を上司・先輩と共有することです
仕事には必ず目的がありますからね👍
でも…
「仕事の目的を確認する」
とはいったものの
上司・先輩に聞きづらい場合や😓
依頼する側（上司・先輩）が目的を把握していない場合もあります💦
そんな時は、次のふたつが効果的です
単純に「目的は何ですか？」とたずねるより
「私はこういうことを想定しましたが
これで合ってますか？」
の方が、相手も具体的に回答しやすいからです
１：目的を自分なりに想定して確認する
「午睡チェック表の制作は、
前年度の更新ですか？
書式の変更がありますか？」
「午睡チェックについて
本部からの通達事項はありますか？」
園長や先輩が私に書類作成を依頼してきたということは
自分では手に負えない何らかの理由があるはずです
単純に時間が足りないのであれば、
他の職員でも良いわけですから
ご指名を受けたということは
私だからできる仕事ということ
今回の場合でいえば
書式形式を変えつつ１枚にまとめる
ことが求められていたわけです
仕事を任された背景を探りつつ
「この仕事の目的は何かな？」を探れると
取り掛かる前に前提条件を共有することができます
２：その仕事の成果物の利用シーンを確認する
「低月齢児は午前寝する子もいますが、
その記録欄も必要ですか？」
「記録したチェック表は長期保存しますか？」
出来上がった午睡チェック表を
実際に使う場面を想定します
「午前寝する子や、遅番で寝る子がいるなぁ」とか
「万が一の時に表は重要な資料になる」とかですね
公文書扱いになるとしたら
監査で提出する場合もあり得ます
そういう、書類の取り扱いなども確認しておくと
事前に書式のイメージを共有できます
2.インプットはなにか？
成果物を生み出すために必要なインプットは？
自分の経験や思い込みから決めつけて仕事を進めてしまうと
最後に大きな手戻りが発生するかも
と、その前に
【仕事の５つの要素】
について確認しておきましょう
👆の図は、仕事の進め方を考える上での基本的な概念となります
職場の問題を特定して改善するための肝です
１ 目的
その仕事は何のために、誰のために行うのか？
２ インプット
成果物を生むために、どんな材料・情報・道具・技術が必要か？
３ 成果物
生み出すべき完成物、あるいは完成状態は？期限は？提出先は？
４ 関係者
巻き込むべき関係者・協力者は？インプットは誰から入手するか？
５ 効率
その仕事のスピードは？生産量は？コストは？人員は？
この５つのいずれかに問題があると
「仕事がうまく回らない」
「職場に問題がある」状態です
５つの要素がきちんと共有されているなら、
仕事の手戻りは減ってくるはずです🤗
さて、本題に戻りましょう
今回のケースでいうと
「昨年の午睡チェック表を、新年度向けに作り直しますね」
とひと言確認しておけば
園長から（インプットは）「本部の文書ポータルから」と
意識ズレを防ぐことができました
確認することで
「あ、お互いの認識にズレがある」
と判明するわけです
ここは、間違いがあっても良いんです
ミスが最小限で済むのですから
このひと言の確認をしなかったがために
私は作業時間を無駄にし
さらにリカバリーにも時間を費やすことになってしまいました
（クラスだよりを作って定時退勤するつもりだったのに…😭）
空気を読むとか
暗黙の了解とか
背中を見て学ぶとか
言葉にしない仕事が無駄🤪な理由がわかりますね
3.成果物のイメージは合っているか？
今回の件では
「新年度の午睡チェック表」
という指示のみでした
これでは
表の枠だけで良いのか
名前も入力したものなのか
入力サンプルも必要なのか
成果物のイメージがわからないですよね
このようなズレを防ぐためにも
下絵（ラフ）での確認は有効です
言葉だけで説明しようとすると
抜け漏れや
伝えきれない場合もあります
また、成果物が必ずしも有形とは限りません
「月案と反省が
各クラスに配布されている」
「会議の前に全員が議題を把握し
クラスの意見をまとめてくる」
など、状態も成果物になりえます
いずれにしても
仕事に着手する時点での
成果物のイメージを確認することが重要です
4.本当のお客さんはだれか？
本当のお客さん
いわば成果物を最終的に使う相手はだれか？
そこを想定しておくのも重要です
仕事の依頼者が、本当のお客さんとは限りません⚠️
課長へ報告する資料とするのか
保護者向けのレジメの一部になるのか
あらかじめ本当のお客さんを確認しておけば
その場で試行錯誤が上司とできます
今回の場合でいえば
日常的にチェックを行うのは保育士ですが
万が一に事故が発生した場合
チェック表を使うのは行政（保育課）や
医師、警察である可能性もあります
だから、全園で統一した書式にしたのですしね
園長に頼まれたから
園内で使うものだと判断したのは
私のちょっと想定不足でした😓
5.進め方を提案しよう
１～４の各事項を確認したら
最後に仕事の進め方を提案しましょう
期限とステップ、このふたつを確認します
今回の場合で考えると
期限 … 2時間
ステップ … 文書ポータルから雛型を出す
(15分後)仕上がりのラフを上司に見せる
(30分後)実際に必要な形式に変更し、項目を入力
(1時間後)上司に確認してもらい、修正があれば残り時間で対応
といった流れになるでしょうか
このようなタイムスケジュールを想定し
園長と了承しておくと
確認の声掛けもスムースになりますね
今回は「上司・先輩との意識ズレ」についてお話ししました
1.そもそも、その仕事の目的はなにか？
2.インプットはなにか？
3.成果物のイメージは合っているか？
4.本当のお客さんはだれか？
5.進め方を提案しよう
１～５の項目を
最初から全部確認できないことも多いです
実際に仕事を進めてみないと見えてこない場合もあるでしょう
その場合、どの項目が未確認なのかをチェックしておくと良いですね
少しでも、仕事がスムースに進むことを願っております🤗
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