こんにゃちは、猫月です😸
今日は、「仕事、楽にならないかなぁ」のお話です(笑)
「園だよりのここ、読みづらくない？」
「ここまで細かくなくて良かったのに…」
「制作、なんか華やかさが足りないのよねぇ」
せっかく頑張って仕事をしても
園長やリーダーに報告すると、まさかのやり直し… 😱
手戻り(=やり直し)は、業務効率を悪くしますし、
仕事のモチベーションも下げますよね⤵️⤵️⤵️
でも、どうして手戻りが起こるのでしょうか？🤔
働き方の解説と言えば、沢渡あまねさん！
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『職場の問題地図』（沢渡あまね©技術評論社）を参考にしながら、
「手戻り」についてお話していきます。
まずは、手戻りが発生する原因を探っていきましょう。
目次
なぜ、手戻りが発生するの?
手戻りが発生する原因は、大きく4つです。
いきなり100点を取ろうとする
「締め切りギリギリに提出して、園長からダメ出しを受けた」
自分では「良い出来だ」と思って提出
でも、園長・主任からはダメ出しのオンパレード😱
結果、最初からやり直す羽目になる…💦
手戻りの幅が大きい！
状況の変化に対応できていない
「隣のクラスと内容が被っちゃったから、制作物変えてくれる？」
仕事の目的や成果物は、状況によって変化します
打合せで報告すれば良いや、と悠長に構えていると
期限直前になってそれじゃNGなんてことにもなりかねません😨
変化をいかに早く察知し、かつ園長や先輩と共有しないと
手戻りが発生してしまいます
仕事のやり方や品質が揃っていない
「あれ？先月の園だよりと項目が違うよ？」「先月と同じフォントにしてよ」
その都度、あるいは制作者によって、成果物の内容や品質がバラバラ
成果物を受け取る相手も困るし、
自分の作業効率も悪くなってしまいます
レスポンスや判断が遅い
「○月×日14時から打ち合わせでいかが？」と打診がありました。
3日後になって返答すると…「別の予定が入っちゃったよ！」
打診や相談への返事が遅れると、
お互いにスケジュールの再調整や、他の関係者など多くの手戻りを発生させます
判断を保留している間に、状況は変化していきます
思い当たる経験、ありませんか？
では、手戻りはどうやって防いでいけば良いのでしょう？
手戻りは上流で防げ！
手戻りの原因は、
成果物を求める人（園長や先輩）と
制作する人（保育士）の
意識の“ズレ”から起こります
つまり、成果物のイメージ合わせと報連相の設計で防げるのです
下絵を描く
手間をかけずに相手との成果物のイメージを合わせるためには、
ラフな下絵を描いて確認するのが分かりやすいです
・依頼された資料の完成イメージを下描きして上司に見せる
・会場のレイアウトを下描きし、共有する
・文書作成を指示する。目次の項目、図表、テキストの配置などを下絵で示す
仕事を請ける・指示する時は、成果物のイメージをまず擦り合わせましょう
いきなり100点を目指しても、
そもそも100点がどんなものなのかズレていたら、
どれだけ努力しても、0点になってしまいかねませんものね💔
お互いの成果物のイメージや求める品質などを共有するためにも、
ラフな下絵で確認しておくことが重要です
報連相のタイミングを設計・合意する
手戻り幅は大きいほど、修正に時間がかかります
また、ダメ出しを受けた時のショックも大きいです
仕事の成果を全面否定されかねませんからね😱
仕事を請ける段階で、
「いつ、どのタイミングで、何を報連相するか」を相手と合意しておきましょう。
(例えば)
行事用の装飾を請負った時に
➡下絵(完成予想図)を描く
➡材料を見せる
➡試作品を見せる
➡完成品を見せる
➡実際に装飾する
細かく報連相しておけば、
その都度に修正のチャンスがあるので、大きな手戻りはなくなります
手戻りがあっても、報連相が行われ進捗が伝わっていれば、
同僚がフォローしやすくもなるわけです
逆に、報連相もなく仕事を進めて、
本番前日に出来上がりを見せて「イメージと違う！」なんて言われたら… ？😱
仕事の手戻りを防ぐには、成果物のイメージ合わせと報連相の設計が重要
それは、個人のスキルを強化すればどうにかなるものではなく、
仕事の進め方の習慣、すなわち“組織のプロセス”の問題です
個人のスキルだけで仕事を回そうとしていませんか？
そうすると、本来組織で責任を持つはずの仕事が
自分だけに責任を負わされてしまうことになってしまいます
ところで、仕事の進め方の習慣とは言いましたが
「仕事の進め方」って、どこかで教わったことはありますか？
実のところ、誰も教えてくれていないように思うのです
それでは、なかなか下絵を作るとか報連相をするのも、難しいですよね😵
5つの要素で仕事を捉える
そもそも「仕事をする」とはどういうことでしょうか？
ひとことで言うと「インプット(材料)を成果物に変える」取り組みです
そのためには「何のために」「誰のために」その成果物を生み出すのかを意識しなければなりません。また、協力する関係者も必要ですね
まとめると、仕事は次の５つの要素で成り立っています。
👆の図は、仕事の進め方を考える上での基本的な概念となります
とてもシンプルですが、職場の問題を特定して改善するための肝です
ぜひ抑えてください
１ 目的
その仕事は何のために、誰のために行うのか？
２ インプット
成果物を生むために、どんな材料・情報・道具・技術が必要か？
３ 成果物
生み出すべき完成物、あるいは完成状態は？期限は？提出先は？
４ 関係者
巻き込むべき関係者・協力者は？インプットは誰から入手するか？
５ 効率
その仕事のスピードは？生産量は？コストは？人員は？
この５つのいずれかに問題があると、どうなるか
それが「仕事がうまく回らない」「職場に問題がある」状態です
５つの要素がきちんと共有されているなら、
仕事の手戻りは減ってくるはずです🤗
今回は「仕事の手戻り」についてお話してきました
・手戻りが発生する原因は４つ
・手戻りは上流で防ぐ
・仕事の５つの要素
『手戻り』が減ると、
仕事を請け負う方も、任せる方も、
気持ちよく働けますよね🤗
ちょっと意識してもらえたら、嬉しいです😻
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